LA ELIMINACION DE LA INSCRIPCION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD EN CAMARA DE COMERCIO

Con la circular externa  100 emitida por la Superintendencia de Sociedades el día 08 de marzo de 2012  se aclara la eliminación de la obligación de registrar los libros de contabilidad y actas de junta directiva en el registro mercantil  el cual fue mencionado con el decreto antitrámites   0019 del 10 de enero de 2012.

1. LIBROS DE CONTABILIDAD – NO REQUIEREN INSCRIPCION EN EL REGISTRO MERCANTIL Y PUEDEN SER LLEVADOS EN ARCHIVOS ELECTRONICOS
El Decreto Ley 019 de 2012, suprimió el registro de los libros de contabilidad en la cámara de comercio a la vez que autoriza que dichos libros puedan ser llevados en archivos electrónicos (…)

El numeral  4 de la circular 100  hace mención sobre la responsabilidad de los administradores que venían operando sin haber cumplido con la responsabilidad de la inscripción de los libros.

4. OPERACIONES ANTERIORES A LA VIGENCIA DEL DECRETO LEY 0019 DE 2012, NO REGISTRADOS EN LIBROS DE CONTABILIDAD INSCRITOS Y NO EXISTEN HOJAS PARA SU IMPRESIÓN.
A partir de la expedición del decreto 019 de 2012 las Cámaras de comercio no cuenta con la facultad para inscribir libros de contabilidad y de junta directiva. Los administradores son responsables por la omisión del registro de la contabilidad en libros inscritos durante el tiempo en que dicha obligación les fue exigible.
No obstante, cuando existan registros contables que dan cuenta de hechos económicos ocurridos antes de la vigencia del decreto antitrámites, que no fueron impresos en libros debidamente registrados sin que se cuente con hojas suficientes para su impresión, el administrador dejara constancia de tal circunstancia en el libro registrado y podrá continuar llevando la contabilidad en archivos electrónicos.(…)
Como

las Cámaras de Comercio a partir del 10 de enero de 2012 no tienen la facultad de inscribir los libros de contabilidad y las actas de junta directiva, naturalmente las empresas que venían operando  con anterioridad a esta ley y que aún no habían registrado los libros de contabilidad queda en responsabilidad del administrador la omisión de dicha obligación.

Diferente es cuando el comerciante tenía los libros registrados pero para su impresión fueron insuficientes las hojas por lo que según la circular externa se puede dejar constancia y tenerlos en archivos electrónicos.

Solo se seguirán registrando en la Cámara de comercio los siguientes libros mencionados en el decreto 0019 del 10 de enero de 2012 articulo 175.

ARTICULO 175. REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. El numeral 7 del artículo 28 del Código de Comercio, quedará así:
"7. Los libros de registro de socios o accionistas, y los de actas de asamblea y juntas de socios."

Se debe tener claro que el no registro de los libros de contabilidad y actas de junta directiva no implica que los comerciantes no los deban llevar; esta información se debe llevar pero en forma electrónica.