¿LAS PERSONAS NATURALES Y JURIDICAS QUE ACTIVOS DEBEN CONISIGNAR O VINCULAR EN EL REISTRO MERCANTIL?

 1 R/ Al inscribirse en el registro mercantil o al renovarlo, es preciso consignar en el formulario el valor total de los activos, valor sobre el cual se calcula la tarifa a pagar. Esto es sencillo tratándose de personas jurídicas, pero tratándose de personas naturales, surge la inquietud respecto a cuáles activos se deben consignar en el formulario.
El código de comercio en su artículo 32 dice que el contenido de la solicitud de registro debe incluir el patrimonio líquido del comerciante, sin especificar si se trata de todos los bienes del comerciante o sólo de los dedicados a la actividad mercantil, pero la superintendencia de industria y comercio ha conceptuado que sólo se incluyen aquellos activos que la persona natural dedica a la actividad mercantil.
La superintendencia de industria y comercio, mediante concepto 00040255 del 25 de Julio de 2000 expuso:

(..)
2. Base para la liquidación de las tarifas de la matrícula mercantil y renovación
Teniendo en cuenta que como ya se anotó, las personas naturales tienen la obligación de matricularse en el registro mercantil únicamente en la medida en que realizan habitualmente actos de comercio y que la función de la matrícula es censal o de empadronamiento de los comerciantes con el fin de ofrecer seguridad y seriedad en el ámbito mercantil, la información que éstos deben suministrar al momento de efectuar o renovar su matrícula mercantil es aquella relacionada con su actividad de comercio.
Lo anterior se ratifica si se tiene en cuenta que lo que se persigue con la tarifa es la recuperación del costo total o parcial del servicio por la cámaras de comercio. Es así como si la persona se matricula, lo hace ante la respectiva cámara en razón a que realiza actividades mercantiles, es razonable que al efectuar dicha matrícula únicamente se tenga como base para liquidar el valor de la tarifa, el monto de los activos que destina a la actividad comercial que desarrolla.
Es necesario hacer claridad en que el hecho de tomar como base para la liquidación de la tarifa, únicamente el monto de los activos destinados por la persona al comercio, no afecta, bajo ninguna circunstancia, la prenda general de los acreedores del comerciante, quien como persona natural responde por sus acreencias con todo su patrimonio, a menos que se haya constituido como empresa unipersonal, caso en el cual habría limitado su responsabilidad.
Ahora bien, el decreto 458 de 1995 [hoy decreto 393 de 2002] determinó las tarifas que los comerciantes deben pagar a las cámaras de comercio al momento de efectuar o renovar su matrícula, tomando como base el valor de los activos declarados por el comerciante en su solicitud. En consecuencia, las cámaras de comercio deben determinar el valor de la matrícula o su renovación con base en los activos declarados por el comerciante, quien únicamente está obligado a declarar los activos que posee relacionados con la actividad mercantil que desarrolla.

Así las cosas, la persona natural comerciante sólo debe incluir en el registro mercantil los bienes asignados a sus establecimiento de comercio, los bienes relacionados y/o utilizados en el desarrollo de la actividad de comercio.
Esto conlleva a que los activos denunciados en el registro mercantil difieran de los activos consignados en la declaración de renta, puesto que en ese caso se deben declarar todos los activos que sean propiedad de la persona natural, sin importar si son activos personales o corresponden a los activos utilizados en la generación de renta.

 

2.R/ Cómo reportar los activos vinculados al establecimiento de comercio al renovar el registro mercantil?

El código de comercio exige que todos los comerciantes, personas naturales o jurídicas, deben renovar, antes de marzo 31 de cada año, su respectivo “registro mercantil”(ver art.19 y 33 del Código de Comercio)
Sin embargo, es claro que si el comerciante posee “establecimiento de comercio” (entendiéndose como tal un local físico abierto al público en general), en ese caso las distintas cámaras de comercio exigen que también se renueve la “matrícula”, no de la empresa, sino del “establecimiento” o “establecimientos” (si es que posee mas de uno).
En este último caso, el valor de los derechos de renovación del “establecimiento(s)” de comercio depende del “valor de activos vinculados al establecimiento”.
¿Cómo se define ese valor?

¿Cuáles son los activos “vinculados” al establecimiento de comercio?

Nótese que lo que las Cámaras de comercio exigen reportar es el valor de los activos vinculados al establecimiento, lo que debe entenderse como el valor de los activos fijos e inventarios de mercancías que estén ubicados físicamente dentro del establecimiento de comercio a dic.31 del año anterior.
Y es claro que una misma empresa (un mismo comerciante), así lleve una sola contabilidad en la cual se reflejan a dic 31 la totalidad de sus activos fijos y de inventarios, tales activos fijos e inventarios pueden estar guardados en bodegas (que no son establecimientos de comercio pues allí no se hacen ventas al público) o estar distribuidos en varios “establecimientos de comercio” (dentro de la misma ciudad o en varias ciudades).
Por tanto, en el valor de los activos “vinculados” a un establecimiento de comercio no deben tomarse en cuenta el valor de los saldos en caja a dic 31, o de acciones en sociedades a dic.31, o de cuentas por cobrar a dic.31, o de cargos diferidos, etc, pues si pensamos en el caso de una empresa que tenga 4 establecimientos de comercio ¿Cómo hace el prorrateo del valor que hay en la “caja”, o los cargos diferidos  entre los 4 establecimientos?.
Así mismo, el valor de los activos fijos y/o inventarios que sí se pueden predicar como “vinculados” al establecimiento debe ser tomado sin incluir sus ajustes por inflación contables, pues cuando se hace el cálculo del valor de la renovación de la matrícula de la empresa (no del establecimiento), en ese caso también se toman los activos totales sin incluir ajustes por inflación.
En consecuencia, quienes por estas fechas se encuentren efectuando la tarea de renovar la matrícula mercantil de la empresa y de sus posibles “establecimientos de comercio”, harán bien en determinar cual es el verdadero valor de los activos “vinculados” al establecimiento con miras a cancelar los derechos que sean justos (el Gobierno nacional, con el decreto 393 de marzo 4 de 2002,en su art.24, fijó, con aplicación a nivel nacional en todas las Cámaras de Comercio, los rangos de activos a partir de los cuales se deben cobrar los valores de la renovación de las matriculas de los establecimientos de comercio)

 Por tanto, en el valor de los activos “vinculados” a un establecimiento de comercio no deben tomarse en cuenta el valor de los saldos en caja a dic 31, o de acciones en sociedades a dic.31, o de cuentas por cobrar a dic.31, o de cargos diferidos, etc, pues si pensamos en el caso de una empresa que tenga 4 establecimientos de comercio ¿Cómo hace el prorrateo del valor que hay en la “caja”, o los cargos diferidos  entre los 4 establecimientos?. 

"Haciendo análisis de los dos enunciados, la primera conclusión es mas que exacta, ya que si es confrontada con la segunda, la cual excluye los activos corrientes, cuentas por cobrar, y otros activos, con la premisa que no se encuentran físicamante dentro del almacén, y la dificultad de control sobre los mismos. Cabe tener en cuenta que los mismos tiene un respaldo legal, representado en títulos valores o documentos que aparan la legalidad de los mismos y estos últimos reposan o deben reposar en las instalaciones de la empresa, o en última están en propiedad de la empresa, por lo tanto son activos vinculados a la misma, es así como todos los activos que a diciembre 31 de cada año, deben ser vinculados y declarados a mas tardar al 31 de marzo del proximo en la respectiva renovación en CAMARA DE COMERCIO". DEWIN BARRIOS ARENAS